群众查询更加便捷——银川提升社保业务档案管理水平
2021-10-20 15:29
来源:中国劳动保障报
作者:赵文
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“我儿子上世纪80年代曾在银川一家市属企业工作,今年他到退休年龄了,想找回工龄和原单位给他缴纳养老保险费的依据。但是,我帮着查找了多年,至今也没找到。”日前,一位女士来到宁夏银川市社保中心档案查询窗口咨询时,遇到了档案管理科副科长周春梅。

面对这位年迈的焦虑的查询人,周春梅先是安抚,之后根据查询人的表述,通过社保中心业务档案管理系统翻查1987年前后的“银川市属企业合同制工人增减及工资变动申报表”档案案卷、卷内文件目录并进行筛查、比对。仅凭一个第一代15位的身份证号码、一个老式户口簿和一个姓名,周春梅在社保系统中查询到与被查询人重名重姓的就有100多名。然后,周春梅再一个个筛查,最终在档案中找到了查询人相关信息资料。当看到窗口工作人员拿着“劳动合同制工人增加通知单”时,该女士连说:“可算给我祛除了一块心病。”

“三定一完善” 畅通群众查询档案渠道

“在将以前杂乱无章的业务档案划区进行梳理后,我们由过去查询需要1个工作日缩短为即时办结。”银川市社保中心档案管理科科长崔晓亮介绍说,今年,银川市社保中心严格执行档案分类、归档、整理和保管各项制度,实现了业务档案移交的定科室兼职档案员、定档案库房上架范围、定档案移交期限和完善社会保险业务档案管理制度的“三定一完善”目标,提高了社会保险业务档案的管理水平,畅通了群众查询档案的渠道。

作为宁夏回族自治区社会各保险经办机构中唯一独立设置的档案管理科室,银川市社保中心在640平方米的档案库房内存放着社会保险各类业务档案、信息化查询利用等在内的档案近20万卷。同时,档案管理科还在现行档案管理制度的基础上,划分档案归档范围、规范档案整理方法、明确档案上架条目,为档案管理实现标准化建设提供基础保障。

今年银川市社保中心将档案工作与业务经办相整合,改变以前科室档案分散管理模式,并要求中心的每个科室均安排一名业务熟练的工作人员作为兼职档案员,负责本科室社会保险业务档案的收集、整理、归档、录入和移交工作。“兼职档案员设置后,科室的业务档案有了专业化人员管理上架,增强了业务档案上架的精准化,提高了业务档案验收的归档率,提速了业务档案的查询利用。”崔晓亮说。

据统计,目前,银川市社保中心服务的参保企业达3.5万多户,参加城镇职工养老保险人数达85万多人、企业离退休人员14.7万人。“因档案管理范围广,库房容量有限,中心档案管理科根据业务档案归档查询经办流程,从2020年1月11日起规范社会保险业务档案归档,我们将单纯的养老及失业保险类别档案按养老保险类上架至4号档案库房,而含医疗保险类别的档案则按医疗保险类别全部上架至6号库房,从而缓解了当前档案库房存储的压力。”崔晓亮说。

业务档案移交到位  实行人事档案数字化

据了解,银川市社保中心经过“五险合一”经办管理体制改革后,全市社会保险业务档案增长呈阶梯式递增,档案管理难度也日趋增大。为了快捷开展档案管理工作,银川市社保中心社会保险业务档案收集整理实行按月组卷、按季度及时整理移交的模式。同时,对业务档案移交实行期限管理,上年度一般性业务档案于次年3月底前全部移交到位,而一些特殊性业务档案待办结后则及时移交,确保了社保业务档案的安全性。

与此同时,银川市社保中心还开展了国有企业退休人员人事档案数字化工作,扩充自助服务区,实行人事档案数字化工作预约机制,存量档案全部完成数字化。此外,银川市社保中心还与银川市档案馆对接,按照规范整理存量国有企业退休人员人事档案,并于9月底移交存量人事档案共1710件399盒。

据统计,截至今年9月底,银川市社保中心共接收整理上架各科室移交的社会保险业务档案1387卷,接收整理上架国有企业退休人员人事档案711人170卷,接收其他企业和各人事代理机构退休人员人事档案4426人,整理上架447卷2980人;做好各类档案查询服务工作,共受理办结事项4902人次,提供各类查询服务3842人次。

【纠错】责任编辑:邓小栗